Het is ontzettend goed om de administratie binnen een bedrijf te digitaliseren. Niet alleen maakt dit dingen veel overzichtelijker, maar het scheelt ook een hoop ruimte die papier in beslag neemt. Ook zullen documenten minder snel door de war raken en minder papier gebruiken is ook beter voor het milieu! Archief digitaliseren kan een hele klus zijn en kan je tegenop zien, maar de voordelen zijn immens. Het kan veel werk zijn, maar er zijn een aantal dingen die je kan doen om het proces makkelijker te maken. Zo zijn er online services die bedrijven kunnen helpen met het archief digitaliseren. Hoe je de administratie van je bedrijf beter kan bewaren leer je met deze tips.
Maak digitaliseren een gewoonte
Scan belangrijke papieren documenten direct als je er mee bezig bent. Als je het direct scannen onderdeel maakt van je werkroutine zal dit op een gegeven moment een gewoonte worden en gaat het vanzelf. Zodra je fysieke documenten gescand en verwerkt hebt gooi je alles meteen bij het papierafval en recycle je het. Het direct recyclen van papier zorgt ervoor dat de werkruimte opgeruimd blijft en help je ook het milieu. Ook het scanproces zelf kan beter, door de gepaste scanner aan te schaffen. Documenten komen immers in allerlei soorten en maten. Maar waar kan je het beste beginnen? Welke documenten belangrijk zijn allereerst te scannen is ook belangrijk.
Welke documenten scan je eerst?
Als je wil beginnen met dossiers digitaliseren is het een uitdaging om te zien waar je moet beginnen. Het is goed om selectief te werk te gaan en uit te zoeken welke documenten welke waarde hebben en deze door te laten wegen. Sommige documenten hebben werknemers vaker nodig en andere heb je misschien eens in de paar jaar nodig. Scan dus eerst de documenten die veel gebruikt worden, die hebben zelfs voorrang over nieuwe documenten die minder gebruikt worden.
Misschien zijn sommige documenten helemaal niet meer nuttig en kan je ze zelfs beter wegdoen. Er zijn tevens ook eisen voor de bedrijfsadministratie die zeggen dat een aantal documenten voor zeven jaar bewaard moeten blijven. Dat zijn documenten zoals het grootboek, debi -en crediteurenadministratie, voorraden, in -en verkoopadministratie en als laatste ook de loonadministratie.
