Als ondernemer deel je dagelijks bestanden. Offertes gaan naar klanten, contracten worden heen en weer gestuurd en grote ontwerp- of rapportagebestanden moeten bij partners terechtkomen. Zolang het om kleine bestanden gaat, werkt e-mail prima. Maar zodra de omvang toeneemt, lopen de meeste zakelijke e-mailsystemen tegen hun limieten aan.
Waarom standaard e-mail niet altijd voldoet
De meeste e-maildiensten accepteren bijlagen tot maximaal 10 à 25 megabyte. Voor een eenvoudige offerte of een tekstdocument is dat ruim voldoende. Maar voor een videobestand, een uitgebreid bouwkundig dossier of een complete grafische presentatie schiet dit al snel tekort.
De bekende alternatieven, gratis clouddiensten of consumentendiensten voor bestandsdeling, zijn handig maar brengen voor zakelijk gebruik een aantal nadelen mee:
- Bestanden blijven vaak voor onbepaalde tijd op externe servers staan
- Je hebt beperkte controle over wie toegang heeft tot de downloadlink
- Veel van deze diensten zijn niet ingericht op AVG-compliance
- Er is geen overzicht van wie het bestand heeft geopend of gedownload
Wat maakt zakelijke bestandsoverdracht anders?
Voor een bedrijf zijn beveiliging en controle geen overbodige luxe. Je werkt met klantgegevens, vertrouwelijke documenten en soms gevoelige personeelsinformatie. De regelgeving rond privacy, en dan met name de AVG, stelt eisen aan de manier waarop je dit soort gegevens verwerkt en deelt.
Een zakelijke oplossing voor het versturen van bestanden geeft je:
- Controle over verlooptijden van downloadlinks
- De mogelijkheid om bestanden te beveiligen met een wachtwoord
- Inzicht in wie een bestand heeft gedownload en wanneer
- Zekerheid dat de data in Europa wordt opgeslagen
Gemak hoeft niet ten koste te gaan van veiligheid
Een veelgehoorde misvatting is dat een veilige oplossing ook een ingewikkelde oplossing is. In de praktijk hoeft dat niet zo te zijn. De ontvanger van een bestand hoeft geen account aan te maken en kan gewoon via een beveiligde link downloaden. De verzender heeft de volledige regie over wat er met het bestand gebeurt.
FileCap is een Nederlandse dienst die precies dit biedt: de mogelijkheid om op een AVG-conforme manier veilig grote bestanden te versturen, zonder dat het extra gedoe oplevert voor jou of de ontvanger. Simpel in gebruik, professioneel in uitstraling en veilig in opzet.
Tot slot
Bestandsoverdracht is een dagelijkse handeling die weinig aandacht krijgt, totdat er iets misgaat. Door er eenmalig een goede werkwijze voor in te richten, bespaar je jezelf en je klanten een hoop onzekerheid en risico.
